Organiza tus Documentos Digitales

Ra’al Ki Victorieux

¿Te sientes un poco frustrado de la cantidad de archivos que se acumulan en tu computadora o teléfono? ¿Has encontrado una forma eficiente de organizar, archivar, y respaldar tu información? En este artículo encontrarás ideas para motivarte a dedicar un tiempo en crear un sistema y hábitos eficaces para el manejo de tus documentos digitales.

Ventajas de organizar tu información

  • Tus aparatos electrónicos funcionarán con mayor velocidad.
  • Tendrás un mayor grado de seguridad en tus aparatos electrónicos.
  • Tu concentración mejorará al eliminar distracciones.
  • Incrementa tu disciplina, construye tu confianza, y da un espacio para el desarrollo de la creatividad.
  • Tu productividad incrementará, ya que sabrás encontrar lo que necesitas.
  • Tomar desiciones y acción en tener tu información ordenada y protegida te ayuda a priorizar, y reduce el stress.
Organiza tus Documentos Digitales

Limpia tu Correo Electrónico

  1. Ordena los mensajes por remitente.
  2. Desuscríbete de listas de correos que no necesitas.
  3. Organiza tus folders, minimiza su número.
  4. Contesta mensajes y después bórralos o archívalos.

Organiza los Documentos en tu Computadora

  1. CREA UN SISTEMA. Decide cuáles son las áreas en que organizarás la información, a grandes rasgos, crea un folder para cada una. Por ejemplo: 1. Finanzas (Cuentas pagadas, por pagar, impuestos, etc.) 2. Empresa (Proyecto de negocios o trabajo). 3. Personal (Relaciones, familia, amigos). 4. Educación. 5. Archivo.
  2. Elige un sistema para nombrar tus archivos. Por ejemplo: 2021.01.Educacion (año, mes, tema). Con ese sistema nombra cada documento, y organiza la información en los folders.
  3. BORRA TODA LA BASURA. Elimina los archivos duplicados. Existen apps que te pueden facilitar esta tarea como: Winmerge, DoubleKiller, Duplicate File Finder, Duplicate Images Finder.
  4. Elimina los programas y las apps innecesarias.
  5. Limpia el historial de tu navegador.
  6. MINIMIZA LA INFO DEL ESCRITORIO. Deja en el escritorio de tu computadora sólo la información con la que estes actualmente trabajando. Una vez que cierres un proyecto, archívalo en los folders.
  7. RESPALDA. Respalda tu información con la regla de 3: 1. Una copia en tu computadora de lo que estás utilizando o necesitarás en el trimestre. 2. Una copia en físico (en usb, disco externo, etc.) 3. Una copia en la nube.
  8. Elige un horario cada día para mantener el escritorio ordenado. Por ejemplo: al iniciar, o al terminar labores.
  9. Elige un horario para la periodicidad del respaldo con la regla de 3. Por ejemplo: Cada miércoles al mediodía.
  10. Elige un horario para la periodicidad de la creación de archivo. Por ejemplo, cada tres meses, eliminas de los documentos en uso la información de los proyectos concluidos y los pasas a “archivo muerto”.
  11. Anualmente, los documentos que sean muy importantes (copia de tu identidad, estudios, seguros, datos bancarios, etc.), guárdalos en una caja o bolsa a prueba de agua y fuego, en tu casa y en casa de alguien de tu confianza, o en una caja de seguridad en un banco.
  12. SEGURIDAD. Decide cada cuánto tiempo actualizarás tus contraseñas. Por ejemplo, cada 3 meses.
  13. Decide cada cuánto tiempo utilizaras un anti-virus en tu equipo. Por ejemplo, cada 2 meses.
  14. OPTIMIZA TU EQUIPO. Utiliza un programa tune_up como: CCleaner. Slimcleaner. IoIo SystemMechanic. AShampoo, etc.
  15. Limpia tu equipo. Apágalo. Desconéctalo. Usa un spray de aire comprimido. También puedes usar una aspiradora en la parte posterior del equipo.
  16. MANTÉN EL EQUILIBRO. Decide cuánto tiempo es el máximo que permanecerás trabajando con tu equipo electrónico. Mantén un equilibrio con tu contacto con la naturaleza y las personas que estimas. Toma en cuenta tener una vida real, social. Decide qué relaciones quieres nutrir, qué tradiciones deseas celebrar, de qué manera prefieres disfrutar tu tiempo libre.

Espero que encuentras útil este resumen, te agradezco si nos dejas un like o comentario, y compartes el artículo con las personas que pueden estar interesadas en esta información. Si el tema te parece interesante, puedes poner en los comentarios ¿qué prácticas realizas para organizar tus documentos digitales?, ¿qué apps recomiendas?, o ¿qué preguntas te surgen después de la lectura? Gracias.

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