Ciclo de Gestión

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Ciclo de gestión

Iris Atma

Un proyecto es “un esfuerzo temporal que se realiza para crear un producto o servicio único”.  Las etapas de gestión a las que este texto hace referencia son: 01. Planeación. 02. Administración. 03. Gestión. 04. Difusión. Decimos que es un ciclo, porque una vez realizado un proyecto con éxito, esto nos abre puertas para nuevos planes. El gestor debe poseer la habilidad de ver los detalles de cada actividad y el conjunto de las acciones a fin de darles evaluación y orientación constante. Un gestor es una persona capacitada en herramientas, técnicas y fundamentos de todo el proceso de producción de proyectos, y también posee información especializada en el área artística de su acción: artes visuales, escénicas, cine, etc. Un productor de proyectos artísticos puede o no ser artista (dedicarse profesionalmente a la creación artística), puede o no ser quién tuvo la “idea original”del proyecto; lo que es indispensable que sea quien puede llevarla a cabo.

Uno de los riesgos más presentes en la producción de proyectos es la incertidumbre y el riesgo. Es vital que el productor sepa trabajar ante imprevistos, bajo presión y contra viento y marea cumplir los cometidos. La exitosa realización de un proyecto está directamente relacionada con una comunicación eficaz entre los miembros del mismo y una documentación apropiada. Dentro del mismo equipo muchas personas, es probable, no se comunican con la eficacia que desearían, y muchas otras hacen miles de intentos por evitar la documentación. Existe en el medio cultural cierto rechazo a la teorización, además de un bagaje ideológico que genera algunos prejuicios con la relación entre arte y negocios. El productor debe ser conciente de esta situación a fin de encontrar la forma de hacer fluir la comunicación y generar documentación actualizada y funcional.

Director de proyectos: Responsable del éxito o fracaso de un proyecto.

Director de proyectos accidental: Individuo a quien se le asigna la función de director de proyectos más por necesidad o azares organizativos que por una meditada reflexión y elección de dicho destino profesional.

Directivo funcional: Supervisor funcional. Jefe o miembro del equipo que lidera un grupo de trabajo específico: difusión, software, diseño, etc.

 

01. Planeación
La producción de proyectos requiere una etapa de preparación teórica, de escritorio. En la que se elabora la propuesta. Generalmente esto incluye los siguientes datos que definen el proyecto: Misión, visión, objetivos, metas, descripción, cronograma, presupuesto, equipo participante, etc. Esta información tiene entre sus principales finalidades: Realizar una estimación objetiva de tiempos y costos del proyecto. Informar a los miembros del equipo sobre los qué hacer, cuándo, cómo, etc. Proporcionar documentación que se pueda utilizar para supervisar y orientar los progresos del proyecto.

Misión: Razón de existir de la organización o grupo que realiza el proyecto. Bandera, escudo, razón de por qué hacen lo que hacen.

Visión: Meta o a dónde se dirigen. El ideal realista hacia el cual se encaminan. Tanto misión como visión tiene que ver con valores que crean conductas individuales, de grupo y una personalidad.

Metas: Resultados medibles y tangibles que se obtendrán con el proyecto.

Objetivos: el ¿para qué?, ¿qué es lo que se logrará con el proyecto? Puede ser un logro abstracto e intangible, aunque real y pertinente.

Proyectos o programas: Áreas específicas de acción , en su descripción se explica la manera en que contribuyen a lograr metas y objetivos y su relación y coherencia con la misión y visión de la organización.

Programación: Calendarizar las actividades y los tiempos, en relación con la misión, visión, objetivos y metas. También tiene que ver con que las actividades estén orientadas a un público específico, o a la creación de este. En mercadotecnia al público objetivo se le conoce como target.  En la gestión cultural, esta actividad tiene que ver con el concepto de “desarrollo de
públicos”. Lo que significa orientar las actividades no sólo para responder a las necesidades, los intereses culturales de determinada comunidad. Mediar entre la necesidad social y las posibilidades de respuesta de los creativos, así como planear actividades que favorezcan la comunicación entre los creativos y el público: visitas guiadas, platicas con el artista, encuestas, etc.

Recursos (humanos, materiales, financieros). ¿Qué recursos (humanos, materiales, financieros) nos hacen falta para nuestro proyecto? ¿Cuánto tiempo disponemos para reunirlos? ¿Cómo los vamos a obtener? ¿A quién se los vamos a solicitar? Empezamos por realizar una declaración de necesidades: requerimientos actualizados de programas, capital, recursos humanos, materiales, etc.

Recursos humanos. Organigrama: Definir los integrantes del proyecto, sus puestos,  actividades, estructura administrativa, manual de operación, formas de supervisión, orientación. Cuestionarse si dicha estructura es la apropiada para el logro del proyecto.

Normas: Se establece la forma de realizar un control interno, la política de toma de decisiones. Se especifica el papel en la organización de las personas responsables y en caso de haberlo, el papel de los miembros del consejo y / o patronato.

Recursos materiales: Cotización y presupuesto. Inventario de instalaciones, equipo, etc. Tomar en cuenta las necesidades de mantenimiento, conservación y ampliación. Cuestionar si los recursos materiales son los apropiados.

Inventario: Lista de activos materiales que permita el control de los mismos.

Recursos financieros: Presupuesto general del proyecto. Considerar las operaciones financieras que se desarrollaran en el ejercicio del trabajo, tales como estados financieros, reportes anuales, reportes de donaciones, auditorias externas, etc.

Estrategias de gestión, procuración de fondos: Realizar una estrategia de procuración de los recursos financieros necesarios. Identificación de fuentes potenciales, selección de métodos de gestión.

Métodos de evaluación: Precisar la manera en que el avance de los programas será medido.

Historial: Si el gestor o grupo responsable del proyecto va a validar su trayectoria a fin de presentar este nuevo plan, es importante sintetizar los principales logros alcanzados, y cómo se relacionan con los proyectos futuros.

Propuesta o Proyecto por escrito: Una vez terminado este documento, nos será de mucha utilidad para conformar el equipo de trabajo y tener una visión lo más aterrizada posible de lo que nos espera en el desarrollo del proyecto. Será necesario elaborar copias para el o los responsables del proyecto. También será necesario generar versiones diversas en relación con las personas a las que buscaremos involucrar con el proyecto. Por ejemplo:

  1. Carpetas de gestión con información seleccionada para presentarlas a posibles donantes, patrocinadores, etc.
  2. Dossiers de prensa (sobres con textos informativos, CD, etc.) para los medios de comunicación, periodistas, etc.
  3. Trípticos informativos, o informacion publica en la  web que permita que los beneficiarios, el público y todas la personas relacionadas con el proyecto obtengan la información pertinente.

Se sugiere que exista unidad de diseño e imagen entre las diversas presentaciones del proyecto(estilo, colores, tipografía, etc.), así como que exista congruencia en la información.

 

En ocasiones la planeación se afina gracias a estudios de mercado y pruebas de proyecto. A continuación algunos términos relacionados con estas actividades:

Estudios de mercado: Una investigación de mercado pregunta a los clientes si el producto satisface sus necesidades actuales o potenciales percibidas. También puede examinar productos similiares para descubrir en qué se diferencían del nuevo producto.

Evaluación de riesgos: Combinación de la identificación de riesgos y la cuantificación de riesgos. El resultado primario de una evaluación de riesgos es una lista de problemas o amenazas potenciales específicos.

Prototipo:  Consiste en la construcción y ensamblado de una parte del resultado o resultados finales del proyecto, y someterlos a un test de rendimiento, para verificar si cumplen o no los criterios definidos en los requisitos.

Test piloto: Verificar el proyecto a pequeña escala, como un test en una zona limitada o un modelo de trabajo de reesultados finales clave. Los test piloto, test de campo, dan la oportunidad de observar el rendimiento del proyecto.

Simulación: Con tecnología informática podemos modelar o simular muchos proyectos. Por ejemplo, predecir el potencial de mercado de un producto analizando los datos demográficos de los usuarios objetivos jutno con hipótesis de necesidades actuales y potenciales. Con lo que podemos identificar problemas potenciales en un entorno sin riesgos. Si los resultados de una simulación bien concebida y ejecutada son positivos, se puede pasar a la fase d eplanificar e implementar el proyecto, de lo contrario, se puede utilizar esta información para rediseñar el proyecto y realizar un nuevo estudio de viabilidad y así sucesivamente hasta encontrar un concepto de proyecto que funcione.

Acción correctora: Medidas que se toman para que el proyecto vuelva al buen camino, como en el caso de las destinadas a remediar un conjunto desfavorable de circunstancias (demora en la programación, costes excesivos, etc.).
02. Administración

Administración de recusos (propiedad intelectual, recursos humanos, materiales, financieros). Un contador especializado en arte conoce las ventajas fiscales para actividades culturales, el trámite para organizaciones no lucrativas, los registros como donatarios, donativos deducibles, etc. Un abogado especializado en arte puede orientar sobre la protección a los derechos de autor (morales y patrimoniales), o en caso necesario los litigios para su defensa.

En la ejecución del proyecto, podemos encontrarnos con diversas situaciones comunes.

Salto a la solución: Tendencia del individuo a hablar de lo que hay que hacer antes de analizar adecuadamente la situación, intentando desarrollar una solución antes de haber comprendido a fondo el problema.

Grupo de interés del proyecto: Cualquiera que tenga un interés en el proyecto. Este grupo suele incluir a quienes tienen mucho que ganar o que perder dependiendo del éxito o fracaso del plan, quienes participan en su ejecución, quienes suministran recursos y quienes se verán afectados por los resultados.

Mentalidad de silo: Cuando los empleados de una organización tienden a pensar primero en las necesidades, intereses y objetivos personales antes que en los del proyecto en común. También se conoce como “pensamiento de silo”. El término deriva de los diagramas de las organizaciones multidisciplinadas, que en general estructuran sus departamentos funcionales en orientación vertical. Los miembros del equipo que piensan exclusivamente en términos de su propio beneficio, individual o de grupo, se dice que piensan en “silos funcionales” (verticalmente), en lugar de en términos de lo que es mejor para el proyecto (horizontalmente).

Brainstorming: Técnica orientada al grupo que consiste en la generación espontánea de ideas por parte de todos los miembros de un grupo o equipo. Entre las normas básicas para una sesión productiva se encuentran: Resaltar más la cantidad de ideas que la calidad, animar a aportar cualquier idea, no preocuparse por la falta de razonabilidad o viabilidad, no criticar, juzgar o evaluar las aportaciones hasta que se hayan realizado, estimular la práctica de combinar o modificar ideas ya expresadas.

Comunicación no verbal: Mediante la posición y el movimiento del cuerpo, postura, expresiones faciales, forma de vestir, comportamiento, etc. Los mensajes no verbales enfatizan, sustituyen o contradicen los verbales.

 

03. Gestión

Obtención de los recursos necesarios para que el proyecto marche y los administra durante el desarrollo del mismo: recursos humanos, materiales, financieros. Entre las diversas formas de
gestión menciono algunas principales: Acopio de patrocinios. Acopio de donativos. Integración de voluntarios. Organización de eventos especiales. Solicitud de financiamiento a Fundaciones y Fideicomisos. Obtención de becas. Membresías.

Algunos de los términos comunes a las finanzas de un proyecto son:

Valor neto actual, VNA: Valor en dinero actual de todos los cash flor futuros que se espera obtener de un proyecto. Responde a la pregunta ¿cuánto dinero generará este proyecto? Es un concepto más o menos análogo al de beneficio.

Tasa de rentabilidad interna, TRI: Porcentaje con el que el proyecto devolverá el capital invertido. Responde a la pregunta ¿con qué rapidez se recuperará el dinero? Es similar al rendimiento efectivo de una cuenta de ahorros.

Plazo de amortización: “Punto de equilibrio”, o “plazo de recuperación”. Número de meses o años que tardará el proyecto en recuperar la inversión original.

Riesgo máximo: Máxima cantidad de dinero que se habrá invertido en el proyecto en un momento determinado.
Vida útil: Periódo de tiempo a lo largo del cual se ha realizado el análisis financiero. Esta relacionada con la duración de un proyecto, suele ser un valor establecido por el departamento contable.

 

04. Difusión 

Diseño de imagen, difusión del proyecto. Una estrategia de difusión incluye el contacto con los medios de comunicación, con especialistas, teóricos, académicos del área en que se inserta el
proyecto, campañas de publicidad y promoción. Documentación y/o memoria del proyecto, etc.

El cierre del proyecto es un trabajo muy importante, cerrar ciclos es saludable en todos sentidos, tanto para generar karma, como para abrir nuevas oportunidades.

Punch list: Lista de las actividades en la etapa final del proyecto / postproducción, y que deben realizarse antes de poder declarar finalizado satisfactoriamente el proyecto.

Lista de cierre: Relación relativamente breve de tareas que el equipo debe completar para cerrar el proyecto.
Datos integrados: Documentación e información que explica cómo se ha desarrollado el proyecto. Son muy valiosos para la comprensión del proceso de la gestión de proyectos para futuros nuevos proyectos o cuando haya que recuperar el proyecto actual en el futuro.

 

Integridad 

Las mejores estrategias de gestión se basan en principios de coherencia, personalización, proximidad, transparencia, integridad.

 

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